Et workflow, der ikke aktiveres, skyldes næsten altid én af årsagerne herunder. Gå dem igennem oppefra – de er sorteret efter, hvor ofte de er forklaringen.

Hvis et workflow ikke har kriteriet Type, gælder det kun fakturaer og kreditnotaer. Kvitteringer og medarbejderudlæg aktiverer det altså ikke.

Løsning: Tilføj kriteriet Type, og vælg de bilagstyper, workflowet skal gælde.

Et basis-workflow aktiveres kun, hvis ingen andre workflows aktiveres. Bliver bare ét andet workflow aktiveret af bilaget, springes basis-workflowet over.

Løsning: Tjek under Værktøjer > Workflow, om et andet workflow blev aktiveret på bilaget. Skal workflowet altid gælde, så fjern markeringen som basis-workflow under fanen Indstillinger.

Et workflow kan kun aktiveres af nye bilag, hvis det er aktivt. Er det sat på pause, sker der ingenting.

Løsning: Gå til Værktøjer > Workflow, og se om ⏸-symbolet vises ud for workflowet. Vises symbolet, er workflowet aktivt. Vises det ikke, er workflowet sat på pause – klik for at aktivere det igen.

Har I slået Godkendelse af Workflow-ændringer til, træder et nyt eller ændret workflow først i kraft, når en udpeget medarbejder har godkendt det.

Løsning: Gå til Værktøjer > Workflow og åbn fanen Afventer godkendelse. Ligger workflowet der, mangler det en godkendelse.

Som udgangspunkt vurderes et bilag kun mod jeres workflows i det øjeblik, det tilføjes. Ændrer du bagefter beløb, kategori eller andet, så bilaget nu opfylder kriterierne, sker der ikke noget – med mindre Live-workflows er slået til.

Løsning: Slå Live-workflows til under Indstillinger > Udvidet > Workflow. Så bliver workflows også aktiveret af ændringer, så længe bilaget har status Afventer.

Kriteriet Bestemte ord kræver, at ordet faktisk står på bilaget. Er ordet stavet anderledes på fakturaen, eller er det ikke aflæst korrekt, aktiveres workflowet ikke.

Løsning: Åbn bilaget og se, hvad der er aflæst. Overvej at bruge Leverandørnavn eller Leverandørs CVR som kriterie i stedet – de er mere stabile.

Nogle funktioner virker kun, når godkenderen er udpeget af et workflow. Det gælder blandt andet midlertidig godkender: er den oprindelige godkender udpeget manuelt, træder den midlertidige ikke i stedet.

Løsning: Lad workflowet udpege godkenderne i stedet for at gøre det manuelt på det enkelte bilag.

Er bilaget tilføjet af en medarbejder, der har tilladelse til at tilføje udgifter uden godkendelse, springes godkendelsestrinnet over.

Løsning: Tjek medarbejderens tilladelser under Indstillinger > Medarbejdere.

Inden du aktiverer et workflow, kan du klikke på Afprøv og revidér i workflow-værktøjet. Den viser alle eksisterende bilag, der opfylder kriterierne – og er listen tom, ved du med det samme, at kriterierne er for snævre.

Kan du stadig ikke få det til at spille, så skriv til os på supporteu@corpayone.com med navnet på workflowet og et eksempel på et bilag, der burde have aktiveret det.