Workflows er det, der får Corpay One til at arbejde for jer. Uden et workflow skal nogen manuelt udpege en godkender på hvert eneste bilag. Med ét på plads sker det af sig selv.
Det er sidste trin i opsætningen, og det er nok at bygge ét workflow for at komme i drift. Resten kan vente, til I kender jeres eget flow.
Anbefalet startopsætning
Start med ét workflow, der fanger alt: et basis-workflow, der sender alle bilag til godkendelse hos to personer.
Det sikrer, at intet bilag slipper ubemærket igennem, mens I stadig er ved at lære systemet at kende.
Et basis-workflow aktiveres kun, hvis ingen andre workflows aktiveres. Når I senere bygger mere specifikke workflows, træder de automatisk i stedet, uden at I skal ændre noget her.
Sådan gør du
Gå til Værktøjer > Workflow, og klik på Opret nyt workflow.
Vælg at starte fra bunden, og vælg workflow-typen bilag.
Tilføj handlingen Søg godkendelse under Godkendelse, og vælg de to medarbejdere, der skal godkende.
Vælg unik godkender, hvis I vil sikre, at det altid er to forskellige personer, der godkender.
Åbn fanen Indstillinger på workflowet, og markér det som basis-workflow.
Giv workflowet et navn, og klik Gem og aktiver.
💡 Tip: Klik på Afprøv og revidér, før du gemmer. Så kan du se, hvilke af jeres eksisterende bilag workflowet ville have fanget.
Husk kvitteringerne
⚠️ Et workflow gælder som udgangspunkt kun fakturaer og kreditnotaer. Skal medarbejderudlæg og kvitteringer også godkendes af workflowet, skal du tilføje kriteriet Type og vælge kvitteringer.
Når basis er på plads
Med ét basis-workflow kan I gå i drift. Herefter er det typisk disse tre, virksomheder bygger:
Beløbsgrænser – store bilag skal godkendes af flere eller af en anden person.
Bestemte leverandører – faste leverandører sendes direkte til den, der kender dem.
Bilag betalt uden om Corpay One – for eksempel via Betalingsservice eller PBS, hvor bilaget skal godkendes og bogføres, men ikke betales.
Har I den samme godkendelsesrækkefølge i flere workflows, kan I oprette den én gang som et godkendelsesflow og genbruge den.
Læs mere
Sådan opretter du workflows
Kriterier og handlinger i workflows
Sådan opretter du et godkendelsesflow
Mit workflow blev ikke aktiveret – find årsagen