Alle workflows er bygget over den samme sætning: 1. Når dette sker… og 2. Gør følgende… Det første er kriterierne, det andet er handlingerne. Denne artikel er en oversigt over alt, du kan vælge imellem.
Du finder begge dele i oversigten til venstre i workflow-værktøjet. Klik på en gruppe for at folde den ud, og klik på + for at tilføje. Du kan også trække et kort ind i midterområdet. Har du travlt, så brug søgefeltet øverst.
Først: vælg den rigtige workflow-type
Når du opretter et workflow, vælger du, hvad det skal reagere på:
Bilag – fakturaer, kreditnotaer og kvitteringer. Det er den type, de fleste workflows bruger.
Transaktioner indlæst fra kontoudtog – posteringer, der kommer ind fra banken.
Emails sendt til Send & Scan-adressen – reagerer på selve emailen, før bilaget er dannet.
⚠️ Vigtigt om kvitteringer: Hvis du ikke tilføjer kriteriet Type, gælder dit workflow kun fakturaer og kreditnotaer. Skal medarbejderudlæg og kvitteringer også rammes, skal typen angives aktivt. Det er den hyppigste årsag til, at et workflow ikke gør som forventet.
Kriterier: Når dette sker…
Et kriterie er en betingelse, bilaget skal opfylde. Tilføjer du flere, skal de alle være opfyldt, før workflowet aktiveres.
Bilagsoplysninger
Det, der står på selve bilaget.
Totalbeløb – bilagets fakturabeløb. Bruges til beløbsgrænser.
Betalingsbeløb – det beløb, der reelt betales. Kan afvige fra totalbeløbet, for eksempel ved delbetaling.
Valuta – bilagets valuta. Brug den sammen med et beløbskriterie, så en grænse ikke rammer skævt på udenlandske bilag.
Betalingstype – den anmodede betalingsmetode.
Type – faktura, kreditnota eller kvittering. Se advarslen ovenfor.
Leverandørnavn – leverandørens navn.
Leverandørs CVR – leverandørens CVR-nummer. Mere stabilt end navnet, som kan være stavet forskelligt fra bilag til bilag.
Bestemte ord – leder efter udvalgte ord på bilaget, for eksempel "PBS" eller "Leverandørservice". Ordet skal faktisk fremgå af bilaget.
Emails emnefelt – emnefeltet i den email, bilaget kom ind med. Nyttigt når leverandøren altid skriver det samme i emnet.
Medarbejderaktivitet
Det, en medarbejder har valgt på bilaget.
Bankkonto – den bankkonto, der er valgt for bilaget.
Kategori – de kategorier, der er valgt for bilaget.
Afdeling – de afdelinger, der er valgt for bilaget.
💡 Disse tre sættes ofte først, efter bilaget er tilføjet. Skal et workflow reagere på dem, kræver det typisk, at Live-workflows er slået til under Indstillinger > Udvidet > Workflow.
System
Det, systemet selv ved om bilaget.
Prisændring – prisændring i forhold til sidste bilag fra samme leverandør. Stærk kontrol: send bilag til ekstra godkendelse, når prisen pludselig stiger.
Uploadet af medarbejder – bilaget er tilføjet af en bestemt medarbejder.
Uploadet af afdeling – bilaget er tilføjet af en medarbejder i en bestemt afdeling.
Uploadet via platform – bilaget er kommet ind ad en bestemt vej, for eksempel Send & Scan eller mobilappen.
Egne lister
Her ligger de lister, I selv har oprettet under Indstillinger > Lister, eller som er importeret fra jeres økonomisystem. Indholdet er derfor forskelligt fra konto til konto.
Typiske eksempler er projekter, omkostningsnumre, momskoder, godkendere og betalingsmetoder for kvitteringer. Hver liste kan bruges som kriterie, så workflowet kun aktiveres, når en bestemt label er valgt på bilaget.
Handlinger: Gør følgende…
En handling er det, workflowet gør, når kriterierne er opfyldt. Du kan tilføje så mange handlinger, du vil, til det samme workflow.
Almindelige handlinger
Tilføj kategori – konterer bilaget automatisk på den valgte kategori.
Tilføj afdeling – sætter afdelingen automatisk.
Tilføj bankkonto – vælger den bankkonto, bilaget skal betales fra.
Tilføj leverandør – sætter leverandøren på bilaget.
Tilføj posteringstekst – tilføjer en note til bilaget, som følger med til bogføringen.
Brugerdefineret besked – tilføjer en besked til et bilag, der kræver opmærksomhed.
Markér betalt – lukker bilaget uden at gennemføre en betaling. Bruges til bilag, der betales uden om Corpay One, for eksempel via Betalingsservice.
Deaktiver automatisk betaling – bilaget bliver ikke betalt automatisk, selvom Autopay er slået til.
Lås bilag – forhindrer ændringer på bilaget.
Arkivér bilag – flytter bilaget ud af oversigten.
Annullér bilag – annullerer bilaget.
Integrationer og betaling
Frakobl synkronisering af faktura – fakturaposteringen sendes ikke til jeres økonomisystem.
Frakobl synkronisering af betaling – betalingsposteringen sendes ikke til jeres økonomisystem.
💡 De to bruges typisk sammen med Markér betalt, når et bilag håndteres helt uden for Corpay One og allerede er bogført et andet sted.
Godkendelse
Søg godkendelse – vælg hvem der skal godkende bilag, som opfylder workflow-kriterierne.
Under Søg godkendelse vises desuden alle de godkendelsesflows, I allerede har oprettet. Vælg et af dem for at genbruge en fast rækkefølge af godkendere i stedet for at bygge den forfra.
Knappen Opret godkendelsesflow nederst opretter et nyt, uden at du forlader workflowet.
Egne lister
For hver af jeres egne lister findes handlingen Tilføj label fra … Den sætter automatisk en bestemt label på bilaget – for eksempel et projekt, et omkostningsnummer eller en momskode. Ligesom under kriterierne afhænger indholdet af, hvilke lister I har oprettet.
Unik eller ikke-unik godkender
Når du tilføjer godkendere, kan du vælge, om en godkender skal være unik.
Unik godkender: En medarbejder kan kun godkende bilaget i ét trin. Er den samme person tilføjet flere steder i flowet, kan vedkommende kun godkende i det første trin, personen optræder i. Det sikrer, at godkendelsen altid foretages af forskellige personer.
Ikke-unik godkendelse: Den samme person kan godkende i flere trin. Er en medarbejder tilføjet flere steder – for eksempel som medlem af flere afdelinger – kan vedkommende godkende på vegne af alle trinnene uden at inddrage andre.
💡 Tip: Skal I have reel dobbeltgodkendelse, så vælg unik godkender. Ellers risikerer I, at ét menneske godkender hele vejen igennem.
Validering
I højre side af workflow-værktøjet finder du fanen Validering. Den viser, hvad der mangler, før workflowet kan gemmes – for eksempel et navn, et kriterie eller en handling. Tallet ved siden af fortæller, hvor mange ting der udestår.
Relaterede artikler
Sådan opretter du workflows
Sådan opretter du et godkendelsesflow
Afprøv dit workflow, før du aktiverer det
Mit workflow blev ikke aktiveret – find årsagen
Hvad er lister?