Hvorfor begrænse kategorierne?
En fuld kontoplan kan indeholde flere hundrede kategorier. For en medarbejder, der bare skal have refunderet en frokost eller en togbillet, er det både uoverskueligt og en kilde til fejlkontering.
Ved at begrænse hvilke kategorier medarbejderne kan vælge imellem, opnår du:
Færre fejlkonteringer, der skal rettes af bogholderen bagefter.
Hurtigere indsendelse og godkendelse af udlæg.
At følsomme konti i kontoplanen ikke er synlige for alle medarbejdere.
Fire måder at begrænse kategorierne på
Corpay One giver dig fire greb. De kan bruges hver for sig eller kombineres:
Vis kun udvalgte kategorier på udlægsrapporter – når medarbejdere kun skal kunne vælge nogle få kategorier på deres udlæg.
Skjul kategorier i hele kontoplanen – når en kategori ikke skal kunne vælges på nogen bilagstype.
Begræns kategorier pr. afdeling – når forskellige afdelinger skal have hver deres udsnit af kontoplanen.
Omdøb kategorierne – når kontonavnene fra økonomisystemet er svære at forstå for ikke-regnskabskyndige.
1. Vis kun udvalgte kategorier på udlægsrapporter
Det er den enkleste og mest direkte løsning, hvis du kun vil begrænse valgmulighederne på medarbejderudlæg og lade resten af bilagene være uændret.
💡 Godt at vide: Som standard vises ingen kategorier på medarbejderudlæg. Hvis dine medarbejdere i dag slet ikke kan vælge en kategori på deres udlæg, er det altså ikke en fejl – der er blot ikke frigivet nogen kategorier endnu.
Sådan gør du
Gå til Indstillinger > Lister > Kategorier.
Sæt flueben ud for de kategorier, dine medarbejdere skal kunne vælge på deres udlæg.
Klik på Vis for udlægsrapporter.
De valgte kategorier vises herefter i rullemenuen på udlægsrapporter. Alle øvrige kategorier forbliver skjulte på denne bilagstype.
💡 Tip: Hold listen kort. 5–10 kategorier dækker typisk alle almindelige medarbejderudlæg – for eksempel rejse, forplejning, kontorartikler, brændstof og kursusudgifter.
2. Skjul kategorier i hele kontoplanen
Hvis en kategori slet ikke skal kunne vælges – hverken på fakturaer, kvitteringer eller udlæg – kan du skjule den helt.
Sådan gør du
Gå til Indstillinger > Lister > Kategorier.
Klik på 👁-ikonet ud for den kategori, du vil skjule.
Skal du skjule flere ad gangen, sætter du i stedet flueben ud for alle de ønskede kategorier og klikker på Skjul valgte.
Du fjerner den usynliggjorte kategori igen ved at klikke på 👁-ikonet ud for kategorien.
⚠️ Bemærk: Skjulning gælder kun visningen i Corpay One. Kategorien slettes ikke, og der ændres ikke noget i din kontoplan i økonomisystemet. Bilag, der allerede er konteret på en skjult kategori, beholder deres kontering.
3. Begræns kategorier pr. afdeling
Har I flere afdelinger, der hver især kun bruger deres egen del af kontoplanen, kan du styre kategorierne på afdelingsniveau. En medarbejder med en primær afdeling får så kun afdelingens kategorier at vælge imellem.
Sådan gør du
Sørg for, at de ønskede afdelinger er oprettet under Indstillinger > Lister > Afdelinger. Bruger I afdelinger i økonomisystemet, kan de importeres derfra – ellers opretter du dem manuelt.
Gå til Indstillinger > Medarbejdere, klik på medarbejderen, og vælg en primær afdeling.
Gå tilbage til Indstillinger > Lister > Afdelinger og klik på blyantsikonet ud for afdelingen.
Vælg, hvilke af kontoplanens kategorier der skal være tilgængelige for afdelingen.
⚠️ Bemærk: De tilgængelige kategorier under en afdeling tages fra din kontoplan. Er en kategori skjult i den primære kontoplan (metode 2), kan den derfor heller ikke vælges under den enkelte afdeling.
4. Giv kategorierne navne, medarbejderne forstår
Kontonavne fra økonomisystemet er sjældent skrevet til medarbejdere. "1310 Rejseomkostninger, indland" siger ikke nødvendigvis en sælger på farten særlig meget.
Du kan give en kategori et andet visningsnavn i Corpay One:
Gå til Indstillinger > Lister > Kategorier.
Klik på blyantsikonet ud for den kategori, du vil omdøbe.
Indtast det nye navn og gem.
Kategoriens oprindelige navn er stadig synligt i oversigten, så du og bogholderen altid kan se, hvilken konto der reelt bogføres på.
Anbefalet opsætning
Skal du vælge ét sted at starte, er dette den opsætning, der giver mest effekt med mindst arbejde:
Beslut sammen med bogholderen, hvilke 5–10 kategorier medarbejderudlæg realistisk kan lande på.
Omdøb dem til klare, dagligdags navne – for eksempel "Taxa og offentlig transport" i stedet for kontonummer og kontoplansnavn.
Frigiv netop de kategorier med Vis for udlægsrapporter.
Har I afdelinger med hver deres kontoplan, tildeler du derefter primære afdelinger til medarbejderne.
Bemærk
Du skal være kontoejer eller administrator for at ændre indstillinger for lister og medarbejdere.
Ændringerne gælder fremadrettet. Allerede indsendte udlægsrapporter påvirkes ikke.
Er kontoplanen importeret fra dit økonomisystem, opdateres den fortsat automatisk. Skjulte kategorier forbliver skjulte, men nye kategorier fra økonomisystemet vises som udgangspunkt ikke på udlægsrapporter – husk at frigive dem, hvis medarbejderne skal kunne vælge dem.