Du kan også downloade denne guide her, så du kan printe den ud og have den med dig, når du skal oprette nye kunder.
Før du opretter kunden
Vi anbefaler, at du tager stilling til følgende, før du går i gang med at onboarde kunden:
Skal kontoen bruges med kundens involvering eller uden kundens involvering?
Skal advisoren eller kunden betale for brugen af Corpay One?
Skal kunden kunne betale fakturaer og medarbejderudlæg gennem Corpay One?
Hvilke automatiske workflows har kunden brug for?
Hvilke af dine medarbejdere (i Advisor-virksomheden) skal have adgang til kunden?
Opret kunde i Advisor Hub
Foretag følgende trin i Advisor Hub for at oprette kunden. Du skal starte på siden Kunder i Advisor Hub, som du kan komme direkte til ved at klikke her. Klik på Tilføj ny kunde for at komme i gang, og følg disse trin.
Du kan læse mere om oprettelse af kunder her.
1. Vælg om Corpay One skal bruges eksternt (med kundens involvering) eller internt (uden kundens involvering):
2. Vælg om advisor eller kunde skal faktureres for Corpay One (sidstnævnte kun muligt for eksterne aftaler):
3. Indtast kundens CVR-nr. for at indlæse data fra CVR-registret:
Der kan indtastes flere CVR-numre her, hvis du ønsker at oprette flere kunder på én gang.
Du kan også importere en liste med flere kunder ved at klikke på Importér kunder via CSV.
4. Vælg hvilke komponenter kunden skal bruge:
Du kan læse mere om komponenterne i Corpay One her.
Betalingskomponenten Pay er ikke tilgængelig for interne aftaler.
Komponenten Inbox kan ikke vælges fra, da den indeholder grundlæggende funktionaliteter i Corpay One.
5. VALGFRIT: Vælg eventuelle workflow-skabeloner, som skal oprettes på kundens konto i Corpay One:
Du kan læse mere om brugen af workflow-skabeloner her.
Du kan altid oprette nye skabeloner og tilføje dem til kunder senere.
6. VALGFRIT: Vælg om kunden skal være del af en adgangsgruppe, og om en bruger fra jeres personale skal angives som kundeansvarlig:
Du kan læse mere om brugen af adgangsgrupper her.
Kunden er nu oprettet!
Tilpas kunden på virksomheden i Corpay One
Sørg for, at følgende trin gennemføres direkte på kundens konto, når den er oprettet i Corpay One. Du kan tilgå kundens konto under Kunder i Advisor Hub, som du kan komme direkte til ved at klikke her, ved at klikke på den enkelte kunde og derefter på Åben kunde i kundepanelet til højre.
1. Verifikation
Efter kontoen er oprettet, anmod kunden at verificere sig selv og sin virksomhed. Læs mere om kontoverifikation i Corpay One her.
Personlig verifikation kan tilgås under Min profil → Kontoverifikation (kræves bl.a. for medarbejdere, der ønsker at kunne tilføje betalingsmetoder).
Virksomhedsverifikation kan tilgås under Indstillinger → Kontoverifikation (kræves bl.a. for at imødekomme hvidvask- og forebygge svig).
2. Betalingsmetoder
Tilføj en betalingsmetode under Bilagshåndtering → Betalingsmetoder (kun aktuelt, hvis betalingskomponenten Pay er aktiveret for kunden). Læs mere om betalingsmetoder i Corpay One her.
Vær opmærksom på, at dette trin ikke nødvendigvis kan færdiggøres samme dag alt efter kundens bank. Læs mere om dette her.
3. Medarbejdere
Invitér kundens medarbejdere til Corpay One under Indstillinger → Medarbejdere. Læs mere om medarbejdere i Corpay One her.
4. Lister
Opret en liste med betalingsmetoder/modkonti til kvitteringer under Indstillinger > Lister (ikke aktuelt for kunder, der forbinder Corpay One med Billy). Læs mere om kvitteringer i Corpay One her.
5. Integrationer
Sæt integration op til kundens ERP-system under Indstillinger > Integrationer. Du kan finde guides til Corpay Ones integrationer her.
6. Workflows
Opret de workflows, som skal bruges til automatisk at udpege godkendere, udføre automatiske handlinger såsom tilføjelse af noter eller valg af valutakonti, og meget mere (kun aktuelt, hvis Workflows-komponenten er aktiveret for kunden) under Værktøjer> Workflow.
Det anbefales, at man for alle kunder opretter et simpelt basis-workflow, som sikrer, at bilag der ikke opfylder kriterierne for andre workflows altid går gennem tilstrækkelig godkendelse.
Overvej, om der skal oprettes obligatoriske workflows, som altid skal gennemføres, før et bilag kan blive endeligt godkendt.
7. Avancerede indstillinger
Sørg for at tage stilling til, hvilke avancerede indstillinger skal slås til for kunden under Indstillinger > Udvidet.
Det anbefales, at alle indstillinger for workflows slås til, herunder at der vælges en standardgodkender.
Du og kunden bør nu kunne gå i gang med at bruge Corpay One!
Tag Corpay One i brug
Begynd at tilføje bilag, og tjek efter, om alt går som planlagt, så du hurtigst muligt kan få rettet Corpay One til.
Det anbefales, at du holder særligt øje med følgende:
1. Workflows:
Bliver bilag sendt til godkendelse, og bliver der udført automatisk handlinger som forventet?
2. Integrationer:
Bliver data synkroniseret korrekt til kundens ERP-system? Eventuelle integrationsfejl vises på det enkelte bilag i Corpay One under fanen Integrationer.
3. Betalinger:
Bliver kundens betalinger gennemført, som de skal?
4. Medarbejdere:
Kan medarbejderne tilgå de områder af Corpay One, som de skal bruge?